WESTIA Oy LKV:n tietosuojaseloste
Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen
( 2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.
REKISTERINPITÄJÄ
Westia Oy LKV
Hällnäsintie 129, 02480 Kirkkonummi
Y: 3458854-3
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Kati Kettunen
Hällnäsintie 129, 02480 Kirkkonummi
040 513 4960
kati.kettunen@westia.fi
Westia Oy LKV:n asiakasrekisteri (myöhemmin ”Asiakasrekisteri”)
1. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?
Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.
Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän
- sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
- toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;
- sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.
Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä Asiakas.
b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).
c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.
d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilyt etään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.
2. Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
- laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
- mainonnan kohdentaminen
- palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
- asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
- palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin
liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen, - rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset.
Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.
3. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä,
seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
- omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja
mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot - asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle
tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen
hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot,
kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat
tiedot - lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
- palvelujen muut tapahtumatiedot
- reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
- vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn
arvioimista varten
Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan
käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
- nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja
rekisteriviranomainen - oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten
täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet - oikeushenkilön toimiala
- tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan
numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos
asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä
tai lähteistä - tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta,
taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja
tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa
tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot - Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen
liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön
liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut
välttämättömät tiedot - ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta
tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot
4. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta
toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten
tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan
oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan
oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen
tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua
edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja
terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).
Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei
enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on
perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot
tämän pyynnöstä.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?
Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto – tai
vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien,
selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä,
rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan
Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä tai rekisterinpitäjän
hallinnoiman sosiaalisen median tai internetsivujen kautta. Henkilötietoja
voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista,
väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä
luottotietorekistereistä.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen
suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä
tai lähteistä.
6. TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön
sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen
toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan
luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille,
kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri
vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa
Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin,
mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut
tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata
tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua
myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. Google
Driven yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi
Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan
kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun
edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n
asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa
http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen
käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta
tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim.
kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat
sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.
7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME
HENKILÖTIETOJANNE?
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää
käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän
käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja
alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien
tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin,
jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja.
Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät
käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän
alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu
asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen
käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
8. ASIAKKAAN OIKEUDET
Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu
Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle
kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla
varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.
Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa
säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja
(Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä
tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa
tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot
siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa
koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt
tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja
tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina – ja
mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä
rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat
jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi,
vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on
suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa
mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki
ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä
tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.
Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä
rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.
Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos
rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
9. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa
profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.
10. EVÄSTEET
Verkkosivustolla käytetään evästeitä sivuston käytön helpottamiseksi ja
toiminnallisuuden parantamiseksi. Evästeiden avulla sivusto voi tallentaa
kävijän tietokoneelle tietoja, jotka koskevat verkkosivun asetuksia ja istunnon
tilaa. Jos et halua, että tietokoneellesi tallennetaan evästeitä, voit muuttaa
selaimesi asetuksia vastaavasti. Huomaa, että joidenkin palveluiden osalta
evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun
toiminnallisuuteen.
11. KÄVIJÄTILASTOINTI
Verkkosivusto käyttää Google Analytics -kävijätilastointipalvelua, jonka tarjoaa
Google Inc. (“Google”). Google Analytics -palvelun keräämiä yleisötietoja
käytetään verkkosivuston kehittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää
verkkomarkkinoinnin kohdentamiseen. Palvelu tallentaa tiedot anonyymissä
muodossa, eikä niitä voida yhdistää yksittäisiin käyttäjiin. Palvelun toimivuuden
vuoksi käyttäjän tietokoneelle voidaan ajoittain tallentaa evästeitä.
Evästetietojen avulla sivuston kävijämääriä voidaan seurata Westia Oy LKV:n ja
sen yhteistyökumppaneiden toimesta. Evästeiden avulla kerättyä tietoa
käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan
tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää
ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä
saatuihin henkilötietoihin.
Mikäli ette halua Googlen tilastoivan kyseisiä tietoja käyttämilläsi sivustoilla, ja
haluatte estää kaiken kävijätiedon lähetyksen Google Analytics -palvelulle
kaikilla käyttämilläsi sivustoilla, voitte estää Google Analyticsin
käytön: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout